跳转至

04采购管理

基础定义

应用背景

在进销存管理系统中，采购管理模块是企业实现供应链高效运作的核心功能之一，其应用背景源于企业在采购活动中对成本控制、效率提升、供应链协同以及合规管理的迫切需求。通过数字化手段解决传统采购的低效、高成本、高风险问题，实现智能采购预警与执行，供应商管理与成本优化。

业务流程图

基础功能

供应商信息

  1. 折扣率：默认为 1，可修改。例如供应商提供 98% 折扣时，需输入 98%。
  2. 账期天数：用于计算供应商应付日期，依据采购订单和对账单数据。

采购申请

创建采购申请时填写申请数量，由采购主管填写响应数量。

  1. 申请类型：记录申请的类型。
  2. 申请明细：
    • 申请数量：申请人填写的本次采购数量。
    • 响应采购数量：审批人填写的实际响应采购数量。

💡 提示
数据生效后，通过审批的申请明细将新增至 采购计划池。

采购计划池

  1. 采购计划来源：记录计划创建的来源模块。
  2. 计划状态：
  3. 正常：默认状态。
  4. 即将逾期：计划采购日期前 5 天未采购时更新。
  5. 已逾期：超过计划采购日期未采购时更新。
  6. 询报价情况：
  7. 未发起询报价：默认状态。
  8. 已发起询报价：通过按钮发起但询报价单未生效。
  9. 已完成询报价：询报价单已提交确认。
  10. 采购情况：
  11. 未响应：默认状态。
  12. 挂起：采购订单已发起但未确认生效。
  13. 已响应：采购订单已确认生效。

💡 提示
通过 列表 > 集中询价 按钮可选择采购计划并创建 采购询价单。
通过 列表 > 集中采购 按钮可选择采购计划并按供应商创建 采购订单。

采购订单

  1. 订单状态：
  2. 正常订单：默认状态；
  3. 即将逾期：预计到货日期前 5 天且入库状态非“完全入库”；
  4. 已逾期：超过预计到货日期且入库状态非“完成入库”。
  5. 订单类型：
  6. 采购制单：默认类型；
  7. 集中采购：由 采购计划池 列表按钮发起；
  8. 单个采购：由 采购计划池 表单按钮发起；
  9. 询报价采购：由 采购询价单 发起。
  10. 使用折扣：开启后可填写整单折扣及单个产品折扣。

  1. 结算方式：
  2. 账期付款：赊销模式，需选择对账方式（按开票日期或入库日期），后续通过对账单付款；可登记预付款；
  3. 进度付款：现结或计划付款模式，需配置款项计划以确定付款时间。
  4. 入库状态：
  5. 未入库：已入库总数量为 0；
  6. 全部入库：已入库总数量 ≥ 采购总数量；
  7. 部分入库：已入库总数量 > 0 且 < 采购总数量。
  8. 开票状态：
  9. 未开票：已开票金额为 0；
  10. 部分开票：未开票金额 > 0 且 < 订单总金额；
  11. 全部开票：未开票金额为 0。
  12. 付款状态：
  13. 未付款：已付款金额为 0；
  14. 全部付款：已付款金额 ≥ 订单总金额；
  15. 部分付款：已付款金额 > 0 且 < 订单总金额；
  16. 以对账为准：结算方式为“账期付款”时的特殊状态。

表单功能：

  1. 产品“本次采购价”匹配规则：供应商报价 > 最近成交价 > 标准采购价。
  2. 供应商报价 来自 采购询报价，最近成交价 来自 采购订单，标准采购价 来自 产品信息。
  3. 库存积压预警：库存存量过高时显示提醒。
  4. 未达到最小起订量：产品未达供应商最小起订量时显示提醒。

💡 提示
数据生效时：

  1. 若存在预付款，将新增一条预付款至 应付明细。
  2. 若存在进度款，付款计划将新增至 应付明细。
  3. 更新 供应商价格记录 中的最近成交价，并新增历史价位记录。
  4. 若订单来源为 采购计划池 或 采购询报价，将更新对应采购情况。
    通过表单按钮可下推生成 采购入库 单据。

采购入库

由采购人员发起，填写到货时间；流程流转至仓管人员填写入库数量。

  1. 批次产品需填写批次号：

💡 提示
提交后将创建 批次管理与跟踪。

  1. 若批次产品启用保质期管理，需填写生产日期与保质期：

  1. 序列号产品需录入序列号：

💡 提示
点击 录入序列号 打开录入表，支持扫码批量登记。

💡 提示
数据生效时：

  1. 创建产品分仓库存。
  2. 生成 出入库流水记录。
  3. 批次产品将创建 批次管理与跟踪 及入库记录。
  4. 序列号产品将创建 序列号管理与跟踪 及入库记录。
    数据失效时将删除流水与跟踪记录。

采购退货

由采购人员发起，在 采购退货明细 中登记“申请退货数量”；流程流转至仓库人员登记“实际退货数量”。登记数量将占用锁定库存，生效后自动扣减库存并释放占用量。

  1. 序列号产品需登记序列号：

  1. 通过 刷新库存 按钮获取实时库存数据：

💡 提示
数据生效时创建 出入库流水记录、批次管理与跟踪 及 序列号管理与跟踪。
数据失效时删除对应流水记录。

未入库退货

对未入库产品执行退货操作，退货后该批产品无需入库及对账。

采购对账单

  1. 对账方式：
    • 开票日期：依据 账期回款 订单的发票对账。
    • 出库日期：依据 账期回款 订单的出入库单据对账。
  2. 获取对账明细：根据对账方式自动获取入库/退货或开票单据，填充至 对账明细。
  3. 刷新对账明细：重新获取 对账明细 内容。

数据流转：

  1. 数据生效时：生成 应付明细。 更新相关单据状态为“已对账”。 更新时同步修改对应 应付明细。
  2. 数据失效时：删除生成的 应付明细。 更新相关单据状态为“未对账”。

采购分摊

  1. 分摊类型：
    • 数量分摊：按产品出库数量分摊费用（适用于计件费用）；
    • 金额分摊：按产品销售金额分摊费用；
    • 自由分摊：手动输入分摊比例。
  2. 费用成本表：
    登记待分摊费用明细。
  3. 分摊单据：
    选择需分摊成本的入库单据，自动带出 入库产品明细：

  1. 刷新分摊明细
    重新填充 入库产品明细。

数据流转：

  1. 数据生效时创建 收支流水 记录。
  2. 数据失效时删除对应 收支流水 记录。