管理员搭建手册

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  合同管理模板适用于对企业合同执行、收付款有管理需求的中小企业,帮助企业实现线上合同管理,方便查阅合同的历史存档,追踪合同执行情况,同时对收款、付款、开票等信息全面掌控。

   

  氚云合同管理灵活、易上手,帮助企业快速实现数字化转型,并且支持模版扩展,企业可以根据实际管理需求进行修改,以适配企业个性化合同管理需求。

一、合同管理的价值

  1.帮助企业快速实现合同相关数据线上管理,支持多种方式查询和筛选,建立企业线上合同档案室。

  2.合同执行情况,随时随地可查询,收款、付款、开票、违约、索赔等全记录,过程可追踪。

  3.合同相关基础信息集中管理,方便调用。合同范本,合同对方的基础信息、开票信息统一维护,提高基础信息的利用率从而减少出错。

  4.合同执行数据辅助企业决策。可实时生成合同、结算、收款、付款、开票、应收应付数据报表分析,为企业经营决策提供数据依据。

二、使用前知识

  合同管理模板涉及的表单和业务规则相对较多,因此对氚云的一些高级功能或专业名词有初步了解后,更便于使用。现就合同管理涉及的特殊名词或高级功能进行解释。

  合同管理模板涉及到的专业名词或高级功能如下:

   

  特殊名词

  【合同范本】:企业使用的各类标准合同格式,可以保存最新版本的标准合同格式,供员工下载使用。

  【合同相对方】:合同所涉及的签约方的基础信息,分为:己方、客户、供应商、合作伙伴,便于合同档案、收付款、开票等环节调用。

  【开票信息】:统一维护记录合同签约方的开票信息,如发票抬头、纳税人识别号、开户银行、银行账号等,开票环节直接调用。

   

  高级功能

  【业务规则】用于处理表单与表单之间的数据关联变更,通过业务规则能对其

  它表单的数据进行插入、更新、删除等操作。详情请看:业务规则介绍

  【业务规则-Update 函数】:仅更新数据。根据过滤条件,在目标表单中对已

  有的数据实时更新,例如合同收款更新合同档案。

  【关联表单】:关联表单控件可以将其他表单的数据提取到当前表单,可用于

  如关联合同相对方,关联合同档案等场景。详情请看:关联表单介绍。

  【关联表单-数据范围】:限定关联表单只能选择满足以下条件的数据。如合同收款只能选择该合同下尚未收款完成的应收款项。

  【关联表单-数据填充】:将关联表单字段的值填充到当前表单。如在合同收款

  中把应收款的相关属性填充过来。

  【流程设计】氚云的审批流程在表单后台的流程设计界面中搭建,由经办节

  点、审批节点、汇合点、抄送节点、子流程、连接线组合起来,形成表单的审

  批流程。合同管理模板中将会用到经办、审批功能。详情请见:流程设计介绍。

  【权限管理】通过给角色赋予表单操作权限和数据权限,再把员工账号分配到角色下面从而实现权限控制。如设置销售员加入“销售”角色,设置成只能操作合同档案和只能查看本部门的数据。详情请见:权限管理介绍。

  【函数】即控件可以通过函数进行字段与字段之间的运算。如合同档案里的“累计未开票金额=SUM({应收款项.未开票金额})”。详情请见:函数介绍。

   

   

三、功能结构

  

四、操作路径

  

五、功能介绍

  5.1基础资料

  基础资料包括合同范本、合同相对方、开票信息。

  5.1.1 合同范本

  合同范本用于上传企业使用的各类标准合同格式,保存最新版本的标准合同格式,供员工下载使用。主要包括合同类型、范本名称、范本编号、附件。

   

  

  

  5.1.2 合同相对方

  合同相对方登记合同所涉及的签约方的基础信息,分为:己方、客户、供应商、合作伙伴,便于合同档案、收付款、开票等环节调用。主要包括相对方名称、类型、编号、联系人、联系电话、开户银行、银行账号、地址。

  

   

  

  5.1.3 开票信息

  开票信息用于统一维护登记合同签约方的开票信息,如发票抬头、纳税人识别号、开户银行、银行账号等,供合同开票直接调用。主要包括合同相对方、发票抬头、纳税人识别号、开户银行、银行账号、联系人、电话。

  

  

  

  “合同相对方”控件(关联表单控件),关联表单“合同相对方”,以引用“合同相对方”表单中的已有的数据。

  

  通过“数据填充规则”配置需要从“合同相对方”表单中引用的字段数据,并与当前表单相对应的字段对应好关系,以便将数据准确填充到正确的字段上。

  5.2合同管理

  合同管理主要包括合同档案、违约记录、索赔记录、合同借阅。

  5.2.1 合同档案

  合同档案登记签约合同的重要细节信息。主要包括合同名称、合同编号、合同甲方、合同乙方、合同类型、合同收付类型、合同金额、合同状态、签订日期、有效期、合同生效日期、合同结束日期、应收款项或应付款项、合同附件。

  

  

  

   

  

  “合同甲方”控件(关联表单控件),关联表单“合同相对方”,以引用“合同相对方”表单中的已有的数据。

  通过“数据填充规则”配置需要从“合同相对方”表单中引用的字段数据,并与当前表单相对应的字段对应好关系,以便将数据准确填充到正确的字段上。如将“合同相对方”中的“联系人”,填充到“甲方负责人”。

  “合同乙方”控件(关联表单控件),实现方式及配置同上。

  

  合同档案中包括应收款项、应付款项,需要根据不同类型显示对应的内容。即当“合同收付类型”选择“收款”,应显示“应收款项”及收款相关字段;反之,则应显示“应付款项”及付款相关字段。

  

   

   

  

  “应收款项”控件(子表控件)通过“隐藏条件”配置其显示的条件,当“合同收付类型”字段不等于“收款”时,“应收款项”隐藏。其他收款相关字段设置同理。

  “应付款项”控件(子表控件)通过“隐藏条件”配置其显示的条件,当“合同收付类型”字段不等于“付款”时,“应付款项”隐藏。其他付款相关字段设置同理。

  

  

  “协作人员”控件(人员多选控件)通过“允许控件所选人员查看数据”配置勾选“允许”,可实现授权指定人员(暂无权限查看当前表单数据的人员)查看本条数据;手动移除所选人员即可收回本条数据查看授权。

  

  “流程设计”开启审批流程的设计,并设置各流程节点(经办节点、审批节点)的处理人员、操作权限。其中经办节点对应经办人、审批节点对应审批人。

   

  

  5.2.2 违约记录

  违约记录用来记录签约合同执行过程中的违约行为。主要包括合同名称、违约方、违约日期、违约内容、详细说明。

  

  5.2.3 索赔记录

  索赔记录用于登记签约合同的索赔信息。主要包括合同名称、索赔对方、索赔日期、索赔金额、索赔依据、详细情况、附件。

  

  5.2.4 合同借阅

  合同借阅用于发起合同档案的借阅申请,记录合同借阅、还归等详细情况。主要包括借阅人、合同名称、合同编号、合同对方、借阅时间、归还时间、借阅说明、允许借阅、合同。

  

  

  5.3合同结算

  合同结算包括合同开票、合同收款、合同付款。

  5.3.1 合同开票

  合同开票针对销售类合同根据收款款项申请向合同相对方开出发票。合同开票的核心信息是合同和合同收款项。

  

  选择销售类的合同,调用该合同下的剩余未开票收款项信息至开票明细中,填入本次开票金额,选择对应公司的开票信息。

  

  “合同”(关联表单控件),关联表单“合同档案”,通过“数据范围限定”设置只加载“合同档案”中“合同收付类型”为“收款”的合同档案数据。

  

  同时,运用“数据填充规则”将关联表单“合同档案“中的 “合同甲方”填入当前表单“公司名称”。

  

  在“开票明细“(子表控件)中设置”合同收款项“(关联表单控件)关联”合同档案“中的”应收款项“。

  

  设置“数据范围限定“条件如下图所示,其作用理解为:加载与所选”合同“对应的”应收款项“记录,并且(and)这些”应收款项“记录其”未开票金额“必须大于0,实现调用该合同下的剩余未开票收款项信息。

  

  “开票金额”自动累计“本次开票金额”,配置“默认值-计算公式”运用SUM函数自动求和。

  

  

  “开票金额大写”自动根据“开票金额”,转换输出金额大写。配置“默认值-计算公式”运用UPPERMONEY函数转换成大写。

  

  “开票信息”(关联表单控件),关联表单“开票信息”表单,通过“数据范围限定”设置只加载“开票信息”中“合同相对方”与当前表单“公司名称”一致的开票信息数据。

  

  

  运用“数据填充规则”将关联表单“开票信息“中的部分字段信息填入当前表单对应字段。

  

  当合同开票流程结束后,通过“合同开票”的业务规则联动更新扣减合同档案应收款项的“未开票金额”,更新增加合同档案应收款项的“已开票金额”;

  

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

  

  注:数据生效时、数据作废时成对出现,通常是数据先生效之后才存在作废。

  更新扣减合同档案的“累计未开票金额”,更新增加合同档案的“累计已开票金额”。

  

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

  

  5.3.2 合同收款

  合同收款针对销售类合同根据收款款项登记收款记录。合同收款的核心信息是合同和合同收款项,并关联引用合同档案这两部分数据。

  

  

  选择销售类的合同,调用该合同下的剩余未收款项信息至收款明细中,填入本次收款金额。

  

  “合同”(关联表单控件),关联表单“合同档案”,通过“数据范围限定”设置只加载“合同档案”中“合同收付类型”为“收款”或者“累计未收款金额” 大于0的合同档案数据。

  

  

  同时,运用“数据填充规则”将关联表单“合同档案“中的 “合同甲方”、“合同金额”、“累计收款金额”填入当前表单“客户”、“总应收金额”、“累计已收金额”。

  

   

  在“收款明细“(子表控件)中设置”收款项“(关联表单控件)关联”合同档案“中的”应收款项“。

  

  设置“数据范围限定“条件如下图所示,其作用理解为:加载与所选”合同“对应的”应收款项“记录,并且(and)这些”应收款项“记录其”未收金额“必须大于0,实现调用该合同下的剩余未收款项信息。

  

  “本次收款金额”自动累计收款明细“本次收款”,配置“默认值-计算公式”运用SUM函数自动求和。

  

  

  “剩余金额”自动根据“本次收款金额”计算,配置“默认值-计算公式”运用加减运算计算。

  

  当合同收款结束后,通过“合同收款”的业务规则联动更新扣减合同档案应收款项的“未收金额”,更新增加合同档案应收款项的“已收款金额”;

  

   

   

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

  

  注:数据生效时、数据作废时成对出现,通常是数据先生效之后才存在作废。

  更新扣减合同档案的“累计未收款金额”,更新增加合同档案的“累计收款金额”。

  

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

   

  

  5.3.3 合同付款

  合同付款针对采购类合同根据付款款项登记付款记录。合同付款的核心信息是合同和合同应付款项,并关联引用合同档案这两部分数据。

  

  选择采购类的合同,调用该合同下的剩余未付款项信息至付款明细中,填入本次付款金额。

  

  “合同”(关联表单控件),关联表单“合同档案”,通过“数据范围限定”设置只加载“合同档案”中“合同收付类型”为“付款”或者“累计未付款金额” 大于0的合同档案数据。

  

  

  同时,运用“数据填充规则”将关联表单“合同档案“中的 “合同乙方”、“合同金额”、“累计付款金额”填入当前表单“供应商”、“应付款金额”、“已付金额”。

  

  在“付款明细“(子表控件)中设置”付款项“(关联表单控件)关联”合同档案“中的”应付款项“。

   

  

  设置“数据范围限定“条件如下图所示,其作用理解为:加载与所选”合同“对应的”应付款项“记录,并且(and)这些”应付款项“记录其”剩余金额“必须大于0,实现调用该合同下的剩余未付款项信息。

  

   

  “本次付款金额”自动累计付款明细“本次付款金额”,配置“默认值-计算公式”运用SUM函数自动求和。

   

  

  

  “剩余金额”自动根据“本次付款金额”计算,配置“默认值-计算公式”运用加减运算计算。

   

  

  当合同付款结束后,通过“合同付款”的业务规则联动更新扣减合同档案应付款项的“剩余金额”,更新增加合同档案应付款项的“已付金额”;

  

   

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

  

  注:数据生效时、数据作废时成对出现,通常是数据先生效之后才存在作废。

  更新扣减合同档案的“累计未付款金额”,更新增加合同档案的“累计付款金额”。

   

  

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

   

   

  

   

  5.4数据报表

  数据报表主要合同报表、结算报表、收款报表、付款报表、开票报表、应收应付报表,对合同数据、收付款进行管理,实现业务可视化。

  5.4.1 合同报表

  包括合同类型分析、合同收付类型分析、合同状态分析和合同汇总表,支持根据签订日期、合同名称筛选数据分析。

   

  

  5.4.2 结算报表

  主要包括合同结算明细表。支持根据合同状态、签订日期、合同名称筛选数据分析。

  

  5.4.3 收款报表

  主要包括收款汇总表、收款明细表。支持根据收款日期、合同筛选数据分析。

  

  5.4.4 付款报表

  主要包括付款汇总表、付款明细表。支持根据付款日期、合同筛选数据分析。

  

  5.4.5 开票报表

  主要包括开票明细表、开票汇总表。支持根据申请日期、合同筛选数据分析。

  

  5.4.6 应收应付报表

  主要包括应收款项汇总表、应付款项汇总表。支持根据申请日期、合同筛选数据分析。