管理员搭建手册
更新时间: 2024-09-11 浏览次数: {{ hits }}

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  目    录

  费控报销帮助文档

  一、费控报销的价值

  二、使用前知识

  三、费控报销的功能结构

  四、费控报销操作路径

  五、功能介绍

  5.1基础信息

  5.1.1 科目

  5.1.2 客商信息

  5.1.3 预算设置

  5.1.4 预算调整

  5.2费控管理

  5.2.1 备用金申请

  5.2.2 付款申请

  5.2.3 费用报销

  5.2.4 备用金归还

  5.3费用报表

  5.3.1 个人/部门报销明细表

  5.3.2 个人备用金额度查询

  5.4.3 付款金额汇总

    

说明

  费控报销模板适用于对企业各部门费用支出预算、报销有管理需求的中小企业,帮助企业实现电子化流程报销,提高费用报销效率,同时对部门预算的使用情况及时把控,更全面分析费用数据。

   

  氚云费控报销灵活、易上手,帮助企业快速实现数字化转型,并且支持模版扩展,企业可以根据实际管理需求进行修改,以适配企业个性化费控报销管理需求。

一、费控报销的价值

  1.帮助企业快速将企业预算控措施应用于实际工作中,简单灵活合理控制预算,实时掌握预算使用情况。

  2. 费用报销规范化,线上发起报销流程,填写格式、内容等要求统一,规范管理费用报销流程,提高财务效率,财务数据明晰明了。

  3. 备用金用途透明。在线申请备用金方便,备用金使用、归还情况时时掌握。

  4.辅助企业决策。可实时分析统计数据,费用报销、备用金数据实时形成报表,帮助企业快速决策分析数据提供支持。

二、使用前知识

  费控报销模板涉及的表单和业务规稍多,因此对氚云的一些高级功能或专业名词有初步了解后,更便于模板使用。现就费控报销涉及的特殊名词或高级功能进行解释。

  费控报销模板涉及到的专业名词或高级功能如下:

   

  特殊名词

  【科目】:报销已发生费用根据其用途所归属的类目。

  【客商信息】:财务收付款过程中所涉及的客户、供应商基础信息。

  【备用金】:备用金是拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。

   

  高级功能

  【业务规则】用于处理表单与表单之间的数据关联变更,通过业务规则能对其

  它表单的数据进行插入、更新、删除等操作。详情请看:业务规则介绍

  【业务规则-Update 函数】:仅更新数据。根据过滤条件,在目标表单中对已

  有的数据实时更新,例如合同收款更新合同档案。

  【关联表单】:关联表单控件可以将其他表单的数据提取到当前表单,可用于

  如关联合同相对方,关联合同档案等场景。详情请看:关联表单介绍。

  【关联表单-数据范围】:限定关联表单只能选择满足以下条件的数据。如合同收款只能选择该合同下尚未收款完成的应收款项。

  【关联表单-数据填充】:将关联表单字段的值填充到当前表单。如在合同收款

  中把应收款的相关属性填充过来。

  【流程设计】氚云的审批流程在表单后台的流程设计界面中搭建,由经办节

  点、审批节点、汇合点、抄送节点、子流程、连接线组合起来,形成表单的审

  批流程。合同管理模板中将会用到经办、审批功能。详情请见:流程设计介绍。

  【权限管理】通过给角色赋予表单操作权限和数据权限,再把员工账号分配到角色下面从而实现权限控制。如设置销售员加入“销售”角色,设置成只能操作合同档案和只能查看本部门的数据。详情请见:权限管理介绍。

  【函数】即控件可以通过函数进行字段与字段之间的运算。如合同档案里的“累计未开票金额=SUM({应收款项.未开票金额})”。详情请见:函数介绍。

   

   

三、费控报销的功能结构

  

四、费控报销操作路径

   

  (暂略)

   

五、功能介绍

  5.1基础信息

  基础信息包括科目、客商信息、预算设置、预算调整。

  5.1.1 科目

  科目用于统一管理费用报销所涉及的各类费用对应的类目,便于员工报销选择引用。

  

  5.1.2 客商信息

  客商信息登记财务收付款过程中所涉及的客户、供应商基础信息。主要包括客商编码、客商名称、客商级别、客商类型、联系方式、是否启用、地址。

  

  5.1.3 预算设置

  预算设置用于设置针对每一项或部门的预算费用限额,费用报销关联引用扣减预算余额。主要包括设置人、所属部门、初始预算额度、已用预算额度、剩余预算额度、预算说明。

  

  

  5.1.4 预算调整

  预算调整用于针对设置的每一项预算费用限额进行调整,追加或扣减,并将调整后的预算金额更新至对应的预算设置。主要包括流水号、创建人、关联预算设置、调整前预算金额、调整后预算金额、调整说明。

  

  

  “关联预算设置”控件(关联表单控件),关联表单“预算设置”,以引用“预算设置”表单中的已有的数据。

  

  通过“数据填充规则”配置需要从“预算设置”表单中引用的字段数据,并与当前表单相对应的字段对应好关系,以便将数据准确填充到正确的字段上。

  

  当预算调整结束后,通过“预算调整”的业务规则联动更新“预算设置”的“剩余预算额度”。

  

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将变化后的数据还原来变化之前的数据。

  

  注:数据生效时、数据作废时成对出现,通常是数据先生效之后才存在作废。

  5.2费控管理

  费控管理主要包括备用金申请、付款申请、费用报销、备用金归还。

  5.2.1 备用金申请

  备用金申请用于在线发起备用金申请。主要包括申请人、所属部门、申请金额、冲销金额、归还金额、剩余备用金金额、备用金说明。

  

  

  “流程设计”开启审批流程的设计,并设置各流程节点(经办节点、审批节点)的处理人员、操作权限。其中经办节点对应经办人、审批节点对应审批人。

  

   

  5.2.2 付款申请

  付款申请用于发起对供应商的付款申请。主要包括申请人、所属部门、关联客商信息、付款金额、付款方式、付款事由。

  

  

  “关联客商信息”控件(关联表单控件),关联表单“客商信息”,以引用“客商信息”表单中的已有的数据。

  

  5.2.3 费用报销

  费用报销用于员工发起日常费用报销审批流程。主要包括报销人、所属部门、报销说明、查看预算额度、关联预算设置、剩余预算额度、是否冲抵借款、关联备用金申请、备用金余额、冲销金额、报销明细、总金额、金额大写、实际报销金额等。

  

  

  通过关联预算设置、关联备用金申请可以将费用报销与预算设置、备用金关联起来。费用报销审批流程结束后,扣减对应关联的预算金额,冲销对应关联的备用金。

   

  

  “关联预算设置”(关联表单控件),关联表单“预算设置”,通过“隐藏条件”设置只有“查看预算额度”打开状态时,“关联预算设置”显示出来。

  

  “关联备用金申请”(关联表单控件),关联表单“备用金申请”,通过“隐藏条件”设置只有“是否冲抵借款”打开状态时,“关联备用金申请”显示出来;

  

  

  通过“数据范围限定”设置加载剩余备用金金额大于0的备用金申请。

  

  同时,运用“数据填充规则”将关联表单数据填入当前表单对应字段。

  关联预算设置:

  

  关联备用金申请:

  

  在“报销明细“(子表控件)中设置”科目“(关联表单控件)关联”科目“,通过“数据范围限定”设置加载“科目”中启用的科目。

  

  

  “总金额”自动累计“报销金额”,配置“默认值-计算公式”运用SUM函数自动求和。

  

  

  “金额大写”自动根据“总金额”,转换输出金额大写。配置“默认值-计算公式”运用UPPERMONEY函数转换成大写。

  

  

  “实际报销金额”自动根据“总金额”、“冲销金额”计算,配置“默认值-计算公式”运用加减运算计算。

  

  当费用报销审批流程结束后,通过“费用报销”的业务规则联动更新:

  1)预算设置,扣减“预算设置”的“剩余预算额度”,增加 “已用预算额度”;

  2)备用金申请,扣减“备用金申请”的“剩余备用金金额”,增加 “冲销金额”;

  更新预算设置:

  

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

   

  

  注:数据生效时、数据作废时成对出现,通常是数据先生效之后才存在作废。

  更新备用金申请:

  

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

  

  5.2.4 备用金归还

  备用金归还用于发起备用金归还流程,及时归还未使用的备用金余额。主要包括关联备用金申请、归还人、归还金额。

  

  

  通过关联备用金申请将备用金申请关联起来。备用金归还流程结束后,将关联备用金申请的剩余备用金金额扣减归还金额。

  

  “关联备用金申请”(关联表单控件),关联表单“备用金申请”,通过“数据范围限定”设置加载剩余备用金金额大于0的备用金申请。

  

  同时,运用“数据填充规则”将关联表单数据填入当前表单对应字段。

  

  当备用金归还审批流程结束后,通过“备用金归还”的业务规则联动更新“备用金申请”数据,扣减“备用金申请”的“剩余备用金金额”,增加 “归还金额”。

  

   

  

  如果数据作废或删除时,需要对上述的计算过程进行还原。即将增加的数据扣减,扣减掉的数据加上去。

  

  注:数据生效时、数据作废时成对出现,通常是数据先生效之后才存在作废。

  5.3费用报表

  费用报表包括个人/部门报销明细表、个人备用金额度查询、付款金额汇总。

  5.3.1 个人/部门报销明细表

  包括报销金额汇总、报销明细表,支持根据报销人、创建时间等筛选数据分析。

  

  5.3.2 个人备用金额度查询

  主要包括备用金金额汇总、汇总表。支持根据申请人、所属部门、创建时间筛选数据分析。

  

  5.4.3 付款金额汇总

  主要包括付款金额汇总、付款汇总表、付款方式对比。支持根据申请人、所属部门、创建时间筛选数据分析。