管理员搭建手册

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  进销存管理帮助文档

  进销存的价值

  一、使用前知识

  特殊名词

  高级功能

  二、进销存的功能结构

  三、进销存模板操作路径 

  四、功能介绍

  4.1数据看板

  4.2基础设置 

  4.2.1 产品信息

  4.2.2 产品分类 

  4.2.3 仓库管理

  4.2.4 供应商管理 

  4.2.5 客户信息 

  4.2.6 门店管理(如无门店业务可隐藏该功能)

  4.3采购管理 

  4.3.1 采购订单

  4.3.2 到货签收(标准入库模式)

  4.3.3 质检管理(标准入库模式)

  4.3.4 采购入库 

  4.3.5 采购退货

  4.3.6 采购报表 

  4.4销售管理

  4.4.1 销售订单

  4.4.2 销售出库 

  4.4.3 销售退货

  4.4.4 销售报表

  4.4.5 门店销售报表 

  4.5库存管理 

  4.5.1 其他出入库 

  4.5.2 库存盘点 

  4.5.3 库存调拨 

  4.5.4 库存明细 

  4.5.5 出入库流水

  4.5.6 库存报表 

  4.6财务管理

  4.6.1 付款单 

  4.6.2 回款单

  4.6.3 开票

  4.6.4 交易流水 

  4.6.5 财务报表  

   

进销存管理帮助文档

  进销存模板适用于从事商品批发、零售经营的中小企业,帮助企业实现商品、库存、销售和利润等信息的精确掌控。

   

  氚云进销存系统灵活、易上手,帮助上架快速实现数字化转型;与其他进销存系统最大的差别是,氚云进销存允许您修改系统功能,根据您自己的需求搭建您的专属进销存。

   

零、进销存的价值

  1.帮助企业对商品进行有序管理。商品信息快速录入、分类管理、支持SKU二维码打印,扫描二维码既可以查询商品信息。

  2.库存数据准确记录。随时随地查询每个产品的库存数据和仓库信息,产品的每一条出入库记录清晰可查。

  3.往来对账清楚明白。各个业务的付款单、回款单手机即可查询,付款单、回款单所关联的业务订单也一并查询,应收应付金额一目了然。

  4.经营数据帮你做决策。系统可以实时生成采购、销售、库存、财务数据报表,提供营收分析,商品销售分析和库存价值分析,为企业经营决策提供数据依据。

   

   

   

一、使用前知识

  进销存管理模板比较复杂,涉及的表单和业务规则比较多,所以需要对氚云的一些高级功能或专业名词有所了解后,上手才能更快。下面就对进销存涉及到的特殊名词或高级功能进行解释。

   

  进销存模板涉及到的专业名词或高级功能如下。

特殊名词

  【产品-SKU】:SKU=Stock Keeping Unit(库存量单位),现在已经被引申为产品统一编号的简称,用户若实际业务中没有此概念,可把它重命名为产品编码或不用此字段。

  【产品-价格策略】:一个产品可以根据客户等级设置多个价格。

  【客户-客户等级与折扣】:可以根据情况设定客户等级和对应的折扣,该客户下单时会自动带出等级和折扣信息。

  【库存-预留数量】:销售出单后,对产品的这部分库存数量冻结,防止超卖。

  【库存-剩余可用数量】:即商品可售卖数量。

高级功能

  【业务规则】用于处理表单与表单之间的数据关联变更,通过业务规则能对其它表单的数据进行插入、更新、删除等操作。详情请看:业务规则介绍

  【业务规则-Insert函数】: 仅插入数据。将源表单的数据在目标表单上生成新的一条数据,例如出入库流水。

  【业务规则-Upsert函数】:更新或插入数据。先根据过滤条件查找目标表单中的数据,如果匹配到对象则对其进行更新,否则,向目标表单中插入数据,例如采购入库往库存明细表插入或更新产品库存数量。

  【业务规则-Update函数】:仅更新数据。根据过滤条件,在目标表单中对已有的数据实时更新,例如销售出库更新产品库存数量。

  【关联表单】:关联表单控件可以将其他表单的数据提取到当前表单,可用于如关联产品信息,关联采购订单等场景。详情请看:关联表单介绍

  【关联表单-数据范围】:限定关联表单只能选择满足以下条件的数据。如只能选择限定供应商的采购订单。

  【关联表单-数据填充】:将关联表单字段的值填充到当前表单。如在采购订单里把产品的属性填充过来。

  【提交校验】:在提交表单数据时,满足校验规则的数据将不允许提交。如采购出库数量超过订单数量,满足校验规则,不允许创建出库单。详情请看:提交校验介绍

  【关联已有表单数据】:就是在一张表单的下拉框字段中,直接调用另一张表单曾经录入过的数据。如产品表的分类下拉框关联产品分类表单。

  【数据联动】:数据联动是【关联已有表单数据】的延伸,简单地说就是有条件的关联,根据条件引用数据。如,在采购订单中,可以根据产品明细表中的产品字段,通过数据联动的方式取到库存明细表中的产品库存数量,更改产品,库存数量也会随之更新。

  【流程设计】氚云的审批流程在表单后台的流程设计界面中搭建,由经办节点、审批节点、汇合点、抄送节点、子流程、连接线组合起来,形成表单的审批流程。进销存模板中将会用到经办、审批、抄送和子流程功能。详情请见:流程设计介绍

  【打印模板】可以通过拖拉拽的方式,设计打印格式,如打印销售订单。详情请见:打印模板介绍

  【权限管理】通过给角色赋予表单操作权限和数据权限,再把员工账号挂在角色下面从而实现权限控制。如设置采购员加入“采购”角色,设置成只能操作采购订单和只能查看本部门的数据。详情请见:权限管理介绍

  【函数】即控件可以通过函数进行字段与字段之间的运算。如采购订单里的“总价=单价*数量”。详情请见:函数介绍

二、进销存的功能结构

  

三、进销存模板操作路径

  

四、功能介绍

  4.1数据看板

  数据看板包括了采购看板、销售看板、销售额、订单趋势和库存价值。

  采购看板的数据来自于采购订单,展示采购金额和应付金额。

  

  销售看板的数据来自于销售订单,展示销售金额和应收金额。

  

  销售额柱状图和趋势图来自于销售订单,主要是体现每日销售趋势。

  

  

  库存价值数据来自于库存明细表,主要体现产品的库存状况和当前库存价值。

  

  4.2基础设置

  基础设置主要包括产品信息录入、产品分类设置、仓库信息录入、供应商管理、客户信息管理和门店信息管理。

  4.2.1 产品信息

  产品信息主要包括产品SKU(编码)、产品名称、图片、分类、规格、单位、描述、采购单价、售价和价格策略。

  

  

  

  4.2.2 产品分类

  产品分类则主要用来标记产品类别和仓库,比如说A仓库专门存放3C产品,B仓库专门存放服装产品。

  

  4.2.3 仓库管理

  仓库管理则是用于录入仓库地址和仓管员信息。

  

  4.2.4 供应商管理

  供应商管理用于录入供应商地址、联系方式和财务信息。

  

  4.2.5 客户信息

  客户信息则是用来录入客户联系方式和发票抬头信息,方便业务员跟进,以及后续的交易和开票。客户等级默认是ABCD,用户也可根据自己的情况进行修改。

  

  其中,客户等级也可理解为会员等级,客户等级会用于价格策略,即对于同一个产品,不同客户等级可以设置不一样的价格。联系人信息和发票信息则是用于销售发货和开发票时使用。

  4.2.6 门店管理(如无门店业务可隐藏该功能)

  对于多门店管理,用户可以添加门店信息。门店信息包括门店名称、类型、开店日期、门店负责人、联系方式、地址等。

  

  4.3采购管理

  采购管理包括采购订单、采购入库、采购退货和采购报表。

  4.3.1 采购订单

  采购订单是采购员汇总了采购需求后,向供应商下单采购而形成的记录。

  

  订单金额是通过计算公式运算得来,先累加(sum)产品金额,再与税额和运费相加。

  

  

  采购订单待入库数量的默认值为采购数量,当商品采购入仓后,通过采购入库的业务规则联动更新扣减采购订单的待入库数量;未付款金额的默认值是订单金额,当有付款单与该采购订单关联时,通过付款单的业务规则联动更新扣减采购单的未付款金额。

  4.3.2 到货签收(标准入库模式)

  采购订单到货后,仓库进行签收,签收单里关联采购单后,会把原采购单的信息填充过来。

  

   

  如果签收单创建完成后,会触发子流程,自动创建质检单,并把签收单的数据流转到对应的质检单,前提是质检单也开启了流程功能。

   

  

   

  

  4.3.3 质检管理(标准入库模式)

  签收成功后,通过子流程创建的质检单需要分配质检员和日期,其他数据会自动填充。分配质检员后,质检员根据检测情况,填写结果即可。

  

   

  如果质检结果产品数量大于签收产品数量,则会触发提交校验规则,提交失败。良品+次品数量<=签收产品数量则不会触发提交校验规则。

  

  

  

   

  质检单创建成功后,也是通过子流程的方式创建采购入库单,并把采购单信息和质检结果填充过去。

  

  

  4.3.4 采购入库

  采购入库是指商品到货后,经过品质检查、商品数量清点后,商品进入仓库的过程。用户也可以给每个产品贴上二维码,以后便可以通过手机钉钉扫描二维码查看产品信息。

  

  采购入库单详情,通过关联采购订单,把产品信息填充过来。

  

  采购入库单也设置了提交校验,防止重复入库或超量入库。

  

  

  创建采购入库单后,通过采购入库单的业务规则新增入库单流水记录,

  

  并累加库存明细中的商品可用数量,使用upsert函数是如果库存中没有找到该产品,则往库存明细表插入一条产品数据;如果有,则更新产品库存数据;

  

  采购入库创建后,也会通过业务规则扣减采购订单中商品的待入库数量。

  

  4.3.5 采购退货

  采购退货是指当采购回来的商品存在缺陷时,用户可以进行退货操作。

  在退货单上填写采购订单、退货仓库、退货产品明细和供应商联系方式,同时,通过关联采购订单填充产品信息。

  

  采购退货单的退货小计和退货金额的计算公式设置如下:

  

  采购退货单也设置了提交校验,防止退货数量超出库存数量。

  

  

  根据业务规则,系统会自动更新库存明细中的商品数量,生成对应的出库记录和退款记录。

  如果是次品退货,则只更新库存中的次品数量。

  

  如果是其它退货,则更新库存中产品可用数量。

  

  往出入库记录表插入采购退货记录。

  

  4.3.6 采购报表

  采购报表则是基于采购订单和采购退货单生成的供应商占比、产品采购金额占比、采购退货数量的报表。

  

  

  4.4销售管理

  销售管理主要是对商品销售订单、出库和售后退货进行管理,销售报表、门店业绩统计实现业务可视化。

  4.4.1 销售订单

  业务员签单后,可以创建销售订单进行记录,销售订单包括客户信息、产品明细、日期信息和订单金额等。

  

  选择价格策略时,只能选当前产品的价格策略,因为设置了数据范围规则。

  

  产品的折后价是根据产品售价和折扣价计算得来。

  

  产品小计则是根据产品折后价和数量计算得来。

  

  销售订单的待出库数量默认值为销售数量,可用计算公式实现。

  

  产品的库存数量则是通过数据联动填充,在数据联动规则里设置目标表单和条件,便可以把目标表单的数据填充过来。

  

  如果库存不足,则提交时会触发提交校验规则,提交失败。

  

  

  

  销售订单创建成功后,会根据其业务规则锁定库存明细表中的产品库存,从库存可用数量中挪相应的数量到预留数量,防止超卖。

  

  氚云支持自定义打印模板,可以通过拖拉拽的形式设计打印模板。下图是销售订单的打印模板设计过程:

  

  4.4.2 销售出库

  销售出库用于创建销售出库单,出库单里包含销售订单号、产品明细、客户名称和收货地址。

   

  出库单的发货小计由本次发货数量和产品折后价计算得来。

  

  出库单的库存数量和预留数量则是通过数据联动填充,在数据联动规则里设置目标表单和条件,便可以把目标表单的数据填充过来。

  

  

  当出库数量超过库存数量时,提交失败,因为设置了提交校验规则。

  

  

  

  销售出库单成功创建后,会根据其业务规则扣减销售订单中商品的待出库数量。

  

  同时,也会扣减库存明细中商品的预留数量和库存价值。

  

  自动生成一条出库流水记录。

  

  4.4.3 销售退货

  销售退货是当客户需要退货时,业务员根据情况创建退货单,记录退货商品信息、客户信息和退货仓库。

  

  退货小计、退货总金额和金额大写都可以通过计算公式运算得来。

  

  退货也会更新对应商品在仓库的库存数量。

  

  同时也会生成一条入库流水。

  

  4.4.4 销售报表

  销售报表主要是基于销售订单统计产品的销量、销售额、销售趋势和销售人员业绩。  

  

  

  其他报表的搭建方式类似上图。

  4.4.5 门店销售报表

  门店销售业绩则是对各门店销售情况的统计,统计数据来源于销售订单。包括各门店销售占比、门店销售业绩、销售人员业绩明细。报表搭建方式与销售报表类似,不再赘述。

  4.5库存管理

  4.5.1 其他出入库

  其他出库和其他入库主要是对出库和入库场景的补充,用户可根据此建立手动入/出库单。

   

  其他出库中包含了日期、出库员、出库仓库和产品明细。

  

  产品明细中的产品关联表单可以把产品信息填充过来。

  

  产品明细中的库存数量则是通过数据联动填充,在数据联动规则里设置目标表单和条件,便可以把目标表单的数据填充过来。

  

  

  由于设置了提交校验,如果库存数量小于出库数量,则提交失败。设置如下:

  

  

  

  出库单创建成功后,会触发两条业务规则,更新库存明细表和出入库记录。

  更新库存明细表的业务规则如下,根据仓库和SKU匹配产品对象,更新库存。

  

  插入出入库记录的业务规则如下,直接插入数据,无须判断条件。

  

  其他入库表单和业务规则与其他入库类似,只是数据流转方向相反,因此其他入库的搭建方法就不再赘述了。

  4.5.2 库存盘点

  库存盘点是仓管员对于仓库产品的核查,盘点产品的数量是否正常,建立库存盘点单可记录盘点结果,产品关联表单可以把产品信息填充过来。

  

  

  盘点明细中的库存数量则是通过数据联动填充,在数据联动规则里设置目标表单和条件,便可以把目标表单的数据填充过来。

  

  

  库存盘点单创建成功后,会触发业务规则,更新产品库存数据和出入库记录。

  更新产品库存数据业务规则如下,根据SKU和仓库匹配产品库存:

  

  更新出入库数据业务规则如下,直接插入盘点结果:

  

  4.5.3 库存调拨

  库存调拨是用于记录调拨仓库、产品信息,可用于仓库间借货、调拨等场景。

   

  建立调拨单可记录调拨情况,产品属性采用产品关联表单填充,产品库存数据采用数据联动形式填充。

  

  

  库存调拨单中的调拨小计、总金额和金额大写都采用了计算公式,如下所示。

  

  调拨明细中的调出前库存数量则是通过数据联动填充,在数据联动规则里设置目标表单和条件,便可以把目标表单的数据填充过来。

  

  

  调拨单创建成功后,系统会触发业务规则,更新调入仓、调出仓的产品库存数据和新建出入库记录。

  更新调出仓产品库存业务规则如下,根据SKU和仓库匹配产品对象:

  

  更新出入库记录,直接插入调拨记录数据,业务规则如下:

  

  调入仓的库存更新和出入库跟调出仓类似,只是数据方向相反,不再赘述。

  4.5.4 库存明细

  库存明细记录了仓库信息、产品库存可用数量、预留数量和货物价值,用户可在库存明细表中查看所有产品的库存数量。

   

  产品的库存数据可以从库存明细表直接创建,也可以从采购入库和调拨入库生成,产品属性可以通过关联产品表填充过来。

  

   

  产品的库存价值则是通过计算产品的可用数量和预留数量总价得来。

  

  4.5.5 出入库流水

  出入库流水记录了仓库的流水信息,包括采购入库、采购退货、销售出库、销售退货、其他出库和入库、仓库调拨和仓库盘点。

   

  出入库流水记录包含产品信息、变动数量、变动类型、仓库、关联订单等。出入库流水记录是系统自动生成的,每条记录必定关联着一条入库单或出库单,入库单或出库单通过业务规则Insert函数生成一条流水记录。

  

   

  因为出入库记录带有关联表单,所以其他表单在插入出入库流水时,需要把自身的身份标识符(Object ID)填充过来。如下图。

  

  

  4.5.6 库存报表

  库存报表展示了库存数量占比、产品价值和产品库存汇总表,帮助用户实现仓库数字可视化。

  下图展示了库存汇总表的搭建方式:

  

  

  4.6财务管理

  财务管理是对客户往来交易的记录,用户可以通过创建付款单和回款单生成交易流水。

  4.6.1 付款单

  付款单是当需要给供应商付款或客户退款时,作为请款申请。付款单包含关联供应商、采购订单、客户、销售单、退货单、付款金额等。

   

  隐藏条件则是说明如果付款单类型是销售退货退款,则隐藏关联采购订单字段;供应商、客户、关联销售订单、关联销售退货单也是同理。数据范围限定则是说明只能选择采购订单中指定供应商的订单。

  

   

  通过关联采购订单数据填充的方式,把订单的金额和待付款金额填充到付款单。

  

   

  付款单创建成功后,系统会触发业务规则,更新订单待付款金额和交易记录。

  更新订单待付款金额业务规则如下,根据关联采购订单匹配对象:

  

  插入交易流水业务规则如下:

  

  4.6.2 回款单

  回款单的类型包括采购退货回款和客户回款,同样可以关联对应的客户或供应商,回款单创建成功后,通过业务规则,与之关联的订单的应收金额会相应的扣减,同时生成一条交易流水记录。

  回款单的搭建方法与付款单类似,只是数据方向相反,所以不再赘述。

  4.6.3 开票

  开票用于申请发票,当客户需要发票时,可以通过开票功能申请开票。开票包括客户信息、销售订单、回款金额和开票金额等。

  

  开票申请创建成功后,系统会触发业务规则,更新销售订单的已开票金额。

  其业务规则如下,根据销售订单的身份标识(Object ID)和客户进行匹配:

  

  4.6.4 交易流水

  交易流水记录是根据付款单和回款单自动生成的,帮助用户记录每一笔交易往来,里面包括关联付款单、回款单、交易金额、时间和支付方式等。

   

  交易流水也支持手动创建,手动创建交易流水时,关联付款单会有数据限定范围和隐藏条件,只能选择指定采购订单好供应商的付款单,同时,当交易单类型为回款单时,会隐藏关联付款单。

  

  4.6.5 财务报表

  财务报表则是基于交易流水、付款单和回款单生成的交易汇总、回款明细和付款明细。交易汇总表的搭建方法如下所示,这里的负号是指付款。